ERP On-Premises oder SaaS: Was passt zu Ihrem Betrieb?

Wer ein neues ERP einführt, muss nicht nur die passende Software finden, sondern auch entscheiden, wo sie laufen soll. Zur Wahl stehen zwei Betriebsformen: On-Premises, also auf einem Server in Ihrem Unternehmen, oder als SaaS (Software as a Service), bei der ein Anbieter die Software in seinem Rechenzentrum betreibt und Sie über das Internet darauf zugreifen. Beide Wege haben ihre Berechtigung. Wir stellen sie gegenüber und zeigen, welche Fragen bei der Entscheidung helfen.

Die beiden Betriebsformen kurz erklärt

Bei On-Premises steht der Server bei Ihnen. Die Software und alle Daten liegen in Ihrem Haus, und Sie bestimmen, wie das System betrieben wird.

Bei SaaS nutzen Sie die Software als Dienstleistung. Server, Betrieb und Wartung liegen beim Anbieter, Sie arbeiten in der Regel über den Browser.

Kontrolle und Verantwortung

On-Premises bietet die größte Kontrolle. Sie entscheiden, wo der Server steht, wer darauf zugreift und wann Wartungsarbeiten stattfinden. Mit der Kontrolle kommt aber auch die Verantwortung: Jemand muss sich um Hardware, Betriebssystem, Netzwerk und Absicherung kümmern, sei es Ihre eigene IT oder ein Dienstleister.

Bei SaaS geben Sie diese Aufgaben an den Anbieter ab. Dafür sind Sie stärker auf ihn angewiesen, etwa bei Wartungsfenstern oder wenn Sie später den Anbieter wechseln möchten. Klären Sie deshalb vorab, wie Sie Ihre Daten im Fall eines Wechsels zurückbekommen.

Server und Datensicherung

Ein Server im eigenen Haus braucht ein durchdachtes Konzept für die Datensicherung: regelmäßige Backups, eine Kopie an einem anderen Ort und Wiederherstellungstests. Fällt der Server aus, steht im Zweifel auch das ERP still, bis er wieder läuft.

Bei SaaS übernimmt der Anbieter Betrieb und Datensicherung. Fragen Sie nach, wie oft gesichert wird, wo die Sicherungen liegen und wie schnell Daten im Ernstfall wiederhergestellt werden können.

Kostenstruktur

Die Kosten verteilen sich unterschiedlich. On-Premises bedeutet meist eine Investition in Server und Infrastruktur, dazu laufende Kosten für Strom, Wartung, Ersatzteile und die Betreuung.

Bei SaaS fallen statt der Anschaffung in der Regel laufende Gebühren an, in denen Betrieb und Wartung enthalten sind. Welche Variante auf Dauer günstiger ist, hängt von Ihrer Situation ab. Vergleichen Sie deshalb nicht nur die Lizenz, sondern die Gesamtkosten über mehrere Jahre, einschließlich des Aufwands für Ihre eigene IT.

Zugriff von unterwegs

Ein SaaS-System erreichen Sie über das Internet von überall, sofern Sie die nötigen Rechte haben. Das ist praktisch für Außendienst, Homeoffice oder mehrere Standorte.

Auch ein On-Premises-System lässt sich von außen erreichbar machen, etwa über ein VPN. Das erfordert allerdings eine saubere Einrichtung und Absicherung durch Ihre IT.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Ein ERP enthält personenbezogene Daten von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden. Bei On-Premises bleiben diese Daten in Ihrem Haus. Bei SaaS verarbeitet der Anbieter sie in Ihrem Auftrag, deshalb brauchen Sie mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach der DSGVO. Achten Sie außerdem darauf, in welchem Land das Rechenzentrum steht.

Updates

Bei SaaS spielt der Anbieter Updates zentral ein, Sie arbeiten also immer mit einem aktuellen Stand. Bei On-Premises müssen Updates auf Ihrem Server installiert werden, entweder von Ihrer IT oder von einem Dienstleister. Das gibt Ihnen mehr Einfluss auf den Zeitpunkt, kostet aber auch Aufwand.

Entscheidungshilfe

On-Premises passt eher, wenn

• Ihre Daten das Haus nicht verlassen sollen,
• Sie bereits eigene Server und eine IT-Betreuung haben,
• Sie selbst bestimmen möchten, wann Änderungen am System stattfinden.

SaaS passt eher, wenn

• Sie sich nicht um Server, Datensicherung und Updates kümmern möchten,
• Ihr Team von verschiedenen Orten aus arbeitet,
• Sie keine eigene Serverinfrastruktur aufbauen möchten.

Oft gibt es keine eindeutige Antwort. Dann hilft es, beide Varianten mit den eigenen Zahlen und Abläufen durchzuspielen.

Beide Wege mit TypeERP

Bei TypeERP haben Sie die Wahl, denn es läuft in beiden Betriebsformen:

• On-Premises: Sie stellen den Server, Ihre Daten bleiben im Haus. Wir richten TypeERP ein und halten es aktuell.
• SaaS bei KUBITZA: TypeERP läuft in einem Rechenzentrum in Deutschland. Tägliche Datensicherung und Updates übernehmen wir, mit Ihnen schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Sie brauchen nur einen Browser.

In beiden Fällen passen wir TypeERP an Ihre Abläufe an. Die Kosten nennen wir Ihnen auf Anfrage, abhängig von Umfang und Betriebsform.

Sie überlegen, welche Betriebsform für Ihr ERP die richtige ist? Sprechen Sie uns an, wir gehen die Fragen gern gemeinsam mit Ihnen durch.